10 consejos que nunca hay que olvidar en «Compras» y en los que pocas personas piensan:

Muchas empresas tienen departamentos de compras fuertemente estructurados y organizados, sobre todo aquellas que requieren o bien insumos para poder realizar su actividad y producir, o bien productos elaborados y/o equipos que sean necesarios como parte intermedia de la cadena para producir un resultado. En otras ocasiones, los departamentos de compras tienen la misma función y misión que los anteriores pero pertenecen a empresas con un tamaño inferior o recién llegados a un nuevo territorio o país, y por tanto tienen mucho margen de desarrollo y mejora. Hay otros casos en que los departamentos de compras de empresas pequeñas tienen una misión eminentemente de realizar compras cotidianas que sirvan para llevar a cabo la prestación de los servicios que éstas provean, como es el caso de empresas consultoras y de sus departamentos de aprovisionamiento (que están más enfocados a tratar con proveedores de suministro de material de oficina, mobiliario, etc). De este último caso, así como del primero no trata este artículo, nos centraremos por tanto en el segundo, si bien los consejos que se citan en este artículo se podrían aplicar a cualquier tipo de empresa o proyecto.

 

Pensemos entonces por un momento en una empresa constructora o una SPV (Special Purpose Vehicle, o Vehículo de Propósito Específico por sus siglas en español) que tiene un volumen de facturación considerable de varios centenares de millones de dólares. Imagínenos ahora que hay un departamento de gestión, una dirección y un departamento de compras, tanto para la empresa como para la SPV. Los departamentos pueden ser matriciales dentro de las empresas y atienden a varios proyectos a la vez, o en el caso de una SPV es único con una estructura enfocada a proyectos con un staff propio (plantilla de personal) que puede desarrollar por sus propios medios el proyecto. Ahora pensemos que del presupuesto, la tercera parte va destinada a comprar equipos, materiales, herramientas, subcontratistas, empresas especializadas, etc. Estando la tercera parte del coste del proyecto destinado a comprar suministros y formalizar contratos, ¿creéis que las decisiones se pueden tomar a la ligera? La respuesta obviamente es no. Pues bien aquí damos unas cuántas pinceladas de las principales dificultades que se atraviesan en la mayoría de departamentos de compras, ya sean de empresas o de proyectos de construcción donde la estructura, experiencia y “expertise” del staff tiene aún margen de mejora debido a la poca pericia, la escasez de personal o el desconocimiento de un nuevo territorio de negocios aún por explorar, así como los consejos que desde Pur&Log ofrecemos para resolverlos:

 

UNO: No generar competitividad

Es cierto que la competitividad la genera en un alto porcentaje el mercado, pero también es responsabilidad de los “managers” de compras que entre distintos suministradores “luchen” entre sí por ganar contratos. Un contrato nunca se regala ni se adjudica a dedo (bueno eso dicen los cánones empresariales…, aunque hay casos especiales como por ejemplos las patentes y tecnologías muy específicas para las cuáles existen pocos proveedores autorizados y, por tanto, poca o ninguna competencia), sino que es el resultado de la mejor propuesta económica, para el alcance más adecuado a ejecutar, en el menor plazo y obteniendo la máxima calidad posible. El óptimo será la solución que maximice estos parámetros o, en ciertos casos, la que mejore la restricción predominante del proyecto que podrá ser plazo, tiempo, calidad, o alguna otra. Empresas experimentadas no suelen errar en este elemento, pero otras más pequeñas con poca experiencia desarrollando proyectos podrían caer en este supuesto, y por ende, perder competitividad.

 

DOS: Siempre jugar limpio

En el mundo de los negocios hay que ser franco y honesto, en ocasiones “mentiras piadosas” son válidas, pero siempre y cuando no vaya en contra de la ética profesional, o incluso dar malas referencias de otras empresas. El hecho de que resulte un negocio específico mal con un proveedor en una ocasión, no quiere decir que eso sea algo cotidiano o tenga que volver a suceder. Todas las empresas han tenido malos y buenos proyectos, y no por ello hay que estigmatizar a la competencia en beneficio propio. Eso sí, lo anterior podrá ser cierto siempre que en su portfolio y proyectos similares hayan tenido una carrera plagada de éxitos, quien no tenga avales obviamente tiene que buscarlos o, mejor dicho, ganarlos…

 

TRES: Planificar, planificar, planificar…

El mayor problema de todos los departamentos de compras y de todo el “management” poco experimentado en grandes proyectos es la falta de planificación. Con una buena planificación se evitan costes innecesarios de todo tipo: penalizaciones por no llegar los insumos, materiales o equipos a tiempo; extra costes debido a almacenamiento no previsto; por tener a personal y trabajadores parados sin poder avanzar en sus actividades; por no prever los costes de importaciones, exportaciones, aranceles; y un largo etcétera.

 

CUATRO: Controlar y dar seguimiento correctamente al inventario

En muchas ocasiones se compra de más o de menos. Esto es un grave error, tanto como el hecho de no comprar o comprar tarde, dado que lo único que se demuestra es que se trabaja sin control, y sin tener claro qué sigue haciendo falta de verdad para terminar bien un proyecto. En una industria manufacturera o de venta al público esto lo es todo, dado que sin productos ni insumos no hay negocio; pero en un proyecto de construcción este asunto no es menos importante, dado que la falta de insumos o equipos generan retrasos que luego son muy difíciles de recuperar.

 

CINCO: Ser fiel pagador

Es una práctica muy habitual en cierto tipo de empresas el no pagar a proveedores si algo les sale mal a las primeras, si el “purchasing manager” se enfadó con su “counterparty” por un incumplimiento, o si simplemente no hay fondos en un determinado momento. Si el alcance contratado a una empresa ha sido cumplido, aunque luego tenga otros que sí están retrasados, no se debe usar nunca como excusa el no pagar un servicio que ha sido concluido satisfactoriamente por el hecho de que otro vaya por detrás de la planificación o por el motivo que sea. Cada contrato se tiene que gestionar de forma independiente, nunca se deben mezclar preferencias personales, y mucho menos abusar o hacer presión con algo tan delicado. Siempre hay que hacer uso de la lógica y de la razón, y estar del lado de la objetividad. Lo contrario es abuso de poder de la parte fuerte hacia la débil.

 

SEIS: Ser fiel cumplidor

Al igual que podemos reclamar como proveedores un pago cuando hemos cumplido una entrega, no tenemos ninguna excusa para reclamarlo si no hemos cumplido con la misma. En otras palabras, tantos derechos y deberes tienen los clientes como también los proveedores, por tanto si quieres ser respetado, te tienes que hacer respetar en el mundo de los negocios, y la mejor forma para ello es cumpliendo el alcance para el que te han contratado. Prestar un bien o servicio a tiempo y con la calidad que te lo encargaron, así como entregar la mercancía en su destino final con las condiciones que marque tu contrato, sin extracostes por tu parte, reclamaciones ni demoras…, eso es calidad de servicio. Si además estás en contacto directo con tu cliente a diario o de forma periódica y él está satisfecho con tu labor, eso es un correcto servicio al cliente.

 

SIETE: Nunca ser parcial, siempre hay que ser imparcial

Y vaya que sí es necesario esto. En el mundo de los negocios, así como en la política, los favoritismos no son recomendables por varias razones: te hacen perder competitividad por no buscar otras soluciones en el mercado; te hacen relajarte y entrar de forma súbita en una zona de confort que si bien es conveniente en ocasiones, nunca hay que dejar que baje la guardia en el monitoreo y seguimiento de proveedores; te pueden acusar de poca ética profesional por no permitir la competencia en el mercado (pueden incluso restarte credibilidad) o incluso ganarte una mala fama por “contratar siempre a los mismos”, entre otras cosas. La competencia es sana puesto que es un modo de “selección natural empresarial” y, al igual que Darwin publicó su “selección natural de las especies”, en los negocios persiste, crece y finalmente gana la mejor idea, producto o servicio; el más adecuado para la sociedad, el que mejor atiende a sus necesidades, al mejor precio posible y nunca perdiendo de vista la calidad y plazos. Y si alguien no nos cree, que se lo pregunten a Apple…

 

 

OCHO: Seguimiento y control

Hay agentes de compras que pareciese que cuando ponen la orden de compra (PO, por sus siglas en inglés) su trabajo terminó y ya se pueden ir a casa a descansar. ¡Nada de eso! La PO es tan solo el comienzo, o un eslabón más de la cadena, y a partir de su firma comienza el lento, tedioso y, en ocasiones, odioso proceso de rastrear y monitorear el progreso y status de las mercancías y de los embarques, de forma que los productos comprados lleguen a su destino final. ¡De nada sirve gastar el dinero en la cesta de la compra si nunca llega a casa, el servicio estaría incompleto! Los buenos agentes de compras se desviven porque su trabajo quede finalizado, con un servicio impecable, cumpliendo plazos y presupuestos.

 

NUEVE: Nunca firmar contratos incompletos

Ya sea porque el agente de compras está escaso de tiempo, ya sea porque tiene poca experiencia, o ya sea porque el abogado o la asesoría jurídica que le tendría que haber apoyado no cumplió con su cometido. Nunca es excusa que un contrato quede incompleto, sin los adecuados términos y condiciones, sin un alcance detallado, sin un plazo de ejecución con hitos parciales de entrega, sin hitos de pago y, como no podía ser de otra forma, sin penalizaciones en caso de incumplimientos. Todos los requisitos mencionados anteriormente son mínimos, todo se puede endurecer mucho más dependiendo tanto de la situación como de los condicionantes que el cliente requiera. Nos ha tocado ver contratos de apenas dos páginas que casi ni siquiera se entendía que se espera recibir en el destino final y con qué condiciones se espera recibir. Os podéis imaginar como estarían el resto de puntos…

 

DIEZ: Rodéate siempre de los mejores

Ya sean compañeros de trabajo que te hagan la vida más fácil; agentes externos que te resuelvan los problemas; un “management” exigente pero resolutivo en búsqueda de objetivos claros que te mantenga siempre alerta y atento dentro de tu entorno; proveedores que sean fieles cumplidores, competitivos y confiables; etc. No importa tanto que tus proveedores sean los más económicos tanto como que sean confiables, siempre den la cara y den buenos resultados. Puede ser que sean un poco más caros que otros, pero lo importante es que TU NEGOCIO SALGA FAVORECIDO DE UNA FORMA O DE OTRA, por tanto lo mejor es lo que te da buenos resultados en general incluyendo resultados económicos, y sobre todo, aquello que te ahorra quebraderos de cabeza, no lo que cuesta menos por el mero hecho de ahorrarte un poco de dinero. Ese ahorro por sí solo no es garantía de nada y a la larga puede resultar contraproducente, siempre hay que pensar de forma más amplia…

 

 

En Pur&Log estamos comprometidos con todos estos consejos de cómo actuar con total ética profesional y con un código de conducta adecuado en Compras para proyectos y empresas de construcción. Nuestro equipo profesional está encargado de hacer realidad todo lo anterior, por el bien de su empresa, buscando maximizar beneficios, minimizando costes y obteniendo los mejores resultados. Pur&Log es su aliado en su operativa empresarial. Piense en positivo, piense de forma inteligente, piense en… Pur&Log!!!!